あなたは社内で会議が開かれる際に、どのような準備をして臨むでしょうか。プレゼンを行う人、列席する人、司会を行う人と、様々な役割がありますが、ここでは会議を円滑に進めるにあたっての準備をお伝えしていきます。
準備を行わずに会議に参加すると
もしあなたが、一切準備を行わずに会議に参加すると、下記のような問題が生じます。
プレゼンを行う場合の準備不足の問題
- 言葉に詰まり、しどろもどろな発言が出る
- 列席した参加者からの質問に答えられない
- プレゼンの内容に矛盾が生じていても気づかない
プレゼンを聞く場合の準備不足の問題
- 内容が理解できない
- 質問内容が浮かばない
上記のようなトラブルを避けるという意味でも、会議においては話し手側も聞き手側も、それ相応の準備を行うことが求められます。
会議を行うにあたっての準備
したがって、ここでは会議を行うにあたっての準備の方法を掲載していきましょう。
会議における準備は話し手側と聞き手側で、行うことが変わってきます。
プレゼンを行う場合に最低限やるべきこと
- デモンストレーションを行い流暢に話せるようにする
- 想定される質問とその答えについて対策をする
デモンストレーションを行い流暢に話せるようにする
必ず本番を想定したデモンストレーションを行い、壇上でも言葉に詰まることなく流暢に話せるようにしておきましょう。
事前に用意した原稿をできるだけ読まず、自身の言葉でも話せるようにしておくとなお良いです。
想定される質問とその答えについて事前に対策をしておく
意表を突いた質問がでたときに、適切にこたえることが出来ないと聞き手側にネガティブな印象を与えます。
想定される質問については事前にリストアップし、回答を用意しておきましょう。
プレゼンを聞く場合に最低限やるべきこと
- 事前の資料を読み込み主題を把握しておく
- メモを持参し質問事項等をまとめておく
事前の資料を読み込み主題を把握しておく
資料があれば、それを事前に読み主題を把握しておきましょう。
そうすることでプレゼンの理解度も増します。
メモを持参し質問事項等をまとめておく
当日はメモを準備し、質問事項をまとめましょう。気づいたその時にメモを取ることが重要です。
まとめ
誰しもプレゼンを行う機会があるからこそ、今のうちに準備の方法を知っておく必要があります。